论新时期高校办公室工作特点与职能实现

  • 投稿Stan
  • 更新时间2015-09-14
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钟然

摘要:新时期高校学校办公室具有其独特的特点,管理职能多样化、协调工作复杂化、统筹事项多元化等。要做好学校办公室的工作,必须坚持以人为本的理念,确立大局意识、中枢意识、服务意识、规范意识和创新意识。本文就新时期的高校办公室的工作特点进行了简要分析,并就如何承担和发挥好办公室的职能进行了探讨。

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关键词 :学校办公室;工作特点;职能实现

近年来,我国高等院校经历了全面重组合并和大规模扩招,高等教育事业快速发展,全面进入高等教育大众化阶段,发展的方式逐步由外延式发展为主向内涵式发展为主转变。学校办公室作为高校行政管理系统的综合办事机构,是学校党委行政各项工作运转的中枢,是沟通上下、协调左右、联系内外的纽带。学校办公室要适应新形势的要求,更加有所作为,应及时梳理、分析和把握新形势下办公室的职能和特点,这对于切实提高管理服务水平具有重要意义。

一、新时期学校办公室工作的特点

在新时期,高校建设发展所面临的新形势,概括起来主要是:在高等教育大众化阶段,高校面向社会自主办学,在人才培养、科学研究、社会服务等方面职责进一步提升。在这种新形势下,高校学校办公室工作呈现出一些新的特点。

1.管理职能多样化

由于学校办公室是学校管理的中枢,在“党委领导下的校长负责制”这一领导体制下,党政协同使得学校办公室的管理职能日趋多样化,其表现在其工作对象更广、内容更宽、要求更高。如近年来,各高校深入推进内部管理体制改革,为增强学术活力和管理效能,增设了一些二级行政机构、独立研究机构、跨学科研究中心等,二级权力主体的增加在一定程度上激发了基层的活力,增强了学科的交融,但在实际运作过程中,由于一些二级单位的管理职能界定不明晰,使得学校和二级单位存在管理上的重复、缺位、脱节等问题。随着管理层级增加,权力主体增多,管理的难度也在加大。

2.协调工作复杂化

学校办公室除了一般事务外,还须承担协调内外、联系左右、沟通上下的重任。在新时期,新建本科院校的办学定位决定了其必须积极寻求多方支持,整合校内外各种资源,创造优质的内外部条件和环境。其服务对象也不再局限于校内师生员工及其家属,还包括了上级主管部门和行业主管部门、地方各级政府、社会服务部门、社会团体和个人、兄弟院校、合作单位、新闻媒体、校董、校友、外籍专家学者等。服务对象的多元化使得学校办公室的协调工作更加复杂。

3.统筹事项多元化

随着高校与政府、社会各界的联系越来越多,高校的功能不断拓展和延伸,相应地学校办公室的统筹事项也更加多元化。作为学校综合信息“集散地”和“加工厂”,学校办公室不仅要在制定学校中长期规划、党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理理念等方面提出可行方案,为领导宏观决策服务,而且要在人才培养、招生就业、学科建设、师资队伍建设、校园文化建设、服务地方、国际合作等方面,提高统筹能力,加强各部门的协同合作,以形成推进各项工作的合力,努力实现现代大学的各项功能。

二、新时期学校办公室的主要职能

随着新建本科院校改革发展的深入推进,学校办公室的工作方式发生了较大的转变。由于内外管理事务日益增多,学校办公室不再是单纯执行任务的行政化管理机构,而相应地转变为一个要发挥参谋助手职能,要协调学校各部门各方面发展,要满足师生和教学科研合作多方面需求的综合性、服务型、程序化机构。

1.树立大局意识,做好参谋助手

学校办公室作为直接服务于校领导的综合办事机构,做好参谋助手是办公室的重要职责和重要工作内容。首先必须树立大局观和全局观,深入领会上级政策以及领导思路,充分了解学校的中心任务和重点工作,多层次、多角度地广泛收集校内外重大信息,为校领导提供及时、准确、完整、有较高参考价值的信息和提出优质的建议方案。

2.明确中枢意识,做好信息集散

学校办公室作为各方面信息的“综合体”和“集散地”,明确中枢意识,做好信息收集与文字综合处理工作是其重要职责。在新时期,信息量高速增长,也对信息综合工作提出了更高的要求。既要多层次、多角度地广泛收集校内外乃至国内外的重大信息,在信息收集上努力做到“全方位”;又要深入查询,精心整理,去粗存精、去伪存真,在信息处理上力求做到“深层次”;还要善于领会和理解上级政策和高教理论,由此及彼,由表及里,将信息较好地融入到学校的中心工作中,在文字整理上充分体现“高水平”。

3.强化服务意识,展示窗口形象

学校办公室作为学校综合管理和协调部门,对内是服务全校师生和各职能部门、二级单位的窗口,对外是联系上级部门、兄弟院校、社会各界的窗口。办公室工作人员的服务态度、工作质量和效率直接影响到学校的形象。窗口职能体现在办公室的各项工作中,办公室人员的办事效率、服务质量、工作作风都将影响到窗口形象,因此,深刻认识到窗口职能的重要性和必要性,把握窗口职能的内涵和实质,强化服务意识,提升服务质量,维护好学校的整体形象是办公室人员的一门必修课。

4.融入规范意识,做好督办协调

随着高校内部管理体制改革的不断深化,各项工作都朝着更加规范化、有序化的方向发展,督查督办工作是为了使学校各项决策部署和工作规范得到落实,而综合协调工作是协调整合学校的各种内外关系,以促进学校各项目标和任务顺利达成。办公室在履行督查督办职责,做好“上情下达、外情上报”工作的同时,也协调好各职能部门和二级单位更加规范有序地落实工作,是新时期考量办公室工作水平的重要指标。学校全局工作能否顺利进行,各方面的沟通和联系是否顺畅,往往取决于办公室综合协调及督查督办职能的发挥程度。办公室必须时刻站在全局的立场和高度,把握、协调和理顺各方面的关系,最终达到全局利益上的规范、协调、统一。

5.保持创新意识,提高服务效能

管理事务、搞好服务是学校办公室基本职能。在日常工作中,不论是收发处理公文还是上报反馈信息;不论是协调安排领导活动,还是督查督办各项工作;不论是办公室具体管理事务,还是为其他单位提供工作保障,都要讲究效率、效能。在新时期,传统的“领导交办,我承办”的被动管理和服务,已不能适应现代大学管理的要求。学校办公室应保持创新意识,变被动为主动,在参与政务方面,做到未雨绸缪;在服务工作上,做到超前服务;在管理事务上,做到通盘考虑。创新工作思路,善于从全局的角度出发,服务和服从于学校的总体目标,进一步提高服务效能。

三、新时期学校办公室职能的实现途径

1.优化制度流程,提高工作运行效率和质量

办公室作为衔接上下、协调左右、沟通内外的桥梁和纽带,领导决策的参谋助手和具体执行者,对外沟通交流的窗口,其工作是否细致到位往往关乎学校的整体形象,及各界对学校的总体评价。其工作职能和岗位性质决定了其在工作中必须做到细致周全,任何的不到位都可能影响学校工作的整体执行力,或是产生潜在的风险和隐患,引发后续相关的问题。因此,要高效率、高质量地实现学校办公室的各项职能量,必须建立标准化、规范化、一体化的业务流程,并不断加以优化;在信息化高速发展的新时期,还应加强信息化建设,如:运用自动化办公系统(OA系统)、网上监督平台、网络信访渠道等信息手段,使办公室各项职能实现更加便捷化、人性化、规范化,最大限度地提高服务质量和管理效率。

2.端正学习意识,组建高素质工作团队

办公室工作人员素质的高低,将对其工作的效率与质量,整体工作职能的实现起着决定性的作用。首先,办公室的工作人员应具备端正的政治思想,要牢固树立服务理念,将服务意识贯穿于工作全过程;其次,在办公室日常工作中应做到“提笔能写,张口能说,遇事能做”,全员都具备较强的综合工作能力;再次,要有鲜明的团队意识,加强相互协作,形成“合力”,利用相互之间的优势,高效地处理各种错综复杂的问题,最大限度地提高工作质量和效能;最后,办公室人员还应加强学习,提升站位,拓展视野、创新思路,在政治思想觉悟、文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、团队协作配合上努力提升,展现出办公室“对内协作为贵,对外和谐为贵,对客印象为贵”的形象,使学校办公室充分实现新时期各项职能,促进学校更好更快地发展。

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参考文献

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[2]陈叶斐.浅谈高校校长办公室职能与队伍建设[J].中国电力教育,2011(23):23-25.

[3]傅慧俊,张丽娜.研究型大学办公室职能实现途径的探索与思考[J].2012(9):151-153.

(作者单位:厦门理工学院)