关于油品销售企业合同管理法律风险识别与防范研究

  • 投稿柏舟
  • 更新时间2018-02-05
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  摘要:文章通过对油品销售企业合同管理进行研究,分析合同管理重要性和风险性,对油品销售企业面临风险进行识别归类,提出防范法律风险的相关建议。
 
  关键词:油品销售;风险意识;防范意识
 
  中国加入世纪贸易组织已经16个年头,在加入之后中国根据协议规定逐渐放开对于国内成品油市场的保护性限制,这使中国的油品销售企业面临的竞争日益激烈,也对油品销售企业对自身权益的保护提出了更高的要求。在管理签订合同时要进一步增强法律风险防范意识。
 
  一、油品销售公司企业合同法律风险概述
 
  (一)油品銷售企业特点
 
  由于成品油自身属于同质性商品,由国家统一制定相关标准,因此各个油品销售企业的油品本身没有明显的差异。这要求各企业要从商品本质属性以外的相关角度入手,认真进行油品销售市场的研究。特别是国家进行成品油定价机制改革后,竞争主体多元化,成品油市场竞争更加激烈,油品销售企业要更加重视企业价值链的相关环节管理,更加重视品牌、数质量、服务方面的竞争,以求降低运营成本,提高服务效率,提升客户消费体验,不断提高市场占有率,增强市场竞争力。
 
  市场经济是法制经济,油品销售企业在不断开拓市场的同时,必须高度重视企业合同管理,避免由于合同漏洞造成企业巨大经济损失。油品销售企业一般来说规模大,市场交易频繁,在油品进销存各个环节稍有不慎,合同管理风险就会显现。因此,只有建立严密的法律风险防范体系,及时识别法律风险,并及时采取应对措施,才能有效保证企业的经营与可持续发展。
 
  (二)油品销售企业合同管理
 
  油品销售企业中的合同管理属于企业管理中的一项重要内容。调查显示,中国大部分企业最大的法律风险就是企业合同管理风险,由于合同管理不善造成企业重大损失的例子不胜枚举,因此企业合同的管理决定了企业管理是否成功。油品销售企业的合同管理包括对于企业内部的相对人资信调查,以及对合同的文本进行审核审批,在合同签署时按管理制度规定由法定代表人签署或由被授权人签署,依约履行,并建立合同履行跟踪、归档和对纠纷合同的处理等相关机制体制。企业合同管理贯穿整个油品购进、销售过程之中,它作为法律事务工作的一部分,专门处理合同的事前审核、事中的监督以及出现纠纷时候的处理工作。
 
  (三)油品销售企业合同存在风险
 
  在油品销售企业进行合同的准备、签订、生效、履行、变更、终止和救济的过程之中都有可能存在风险。油品销售企业由于交易量大且交易频率极高,因此在经济活动之中就更加难以避免风险的发生。由于在油品购进、销售过程中,部分油品销售企业相关人员的法律意识淡薄,相关业务经办人、法律事务岗位或者是法律顾问责任心不强,风险意识不强,因此很容易让企业处于风险危机之中。再加上部分油品销售企业只认识到静态合同管理,而忽视了在合同履行过程之中的跟踪和监督,对油品的验收、资金结算等环节的管理不到位,因此也容易给企业造成巨大经济损失。某销售企业2016年就发生一起标的金额达8000万元的合同纠纷,根本原因是相关人员对油品验收环节不够重视,没有实地了解核实,仅凭一加盖公章验收单就确认对方已收货,后来证明公章是伪造的,由此引发一场旷日持久的法律诉讼,给企业带来难以预测的风险和潜在损失。
 
  二、油品销售企业合同风险识别
 
  (一)合同风险管理的必要性
 
  油品销售企业进行合同风险管理就是为了降低风险发生率,减少企业损失。在油品销售企业的合同风险管理中,首先要对风险进行评估。利用合同信息化管理系统对合同进行全生命周期管理,对存在的风险进行标识定性分析,判断风险发生的可能性,并根据风险发生的可能性和重要性进行排序,制定相应的应对措施计划,保证在风险来临时能够作出有效预警、处理。
 
  (二)合同风险识别
 
  合同风险主要分为六大类。一是合同文本风险,如果合同文本某些条款不合法容易造成合同无效,合同条款不严密,容易造成纠纷,都会给企业带来风险。二是合同签约风险,包括签约主体资格不合法、签约主体不具备签约资质,以及签约主体变更造成合同无效或不能履行等风险。三是招投标合同管理风险,招投标作为一种特殊的合同签订形式,招投标程序是否合法合规,招标过程是否独立、公开、公平、公正,对招标合同来说都有可能存在风险。四是合同履约风险,包括合同一方非因不可抗力因素,造成不完全履约、延期履约、恶意违约等风险。五是合同管理过程风险,包括合同管理流程是否规范、是否得到有效执行、合同签订是否及时等风险。六是企业合同经办人员及合同管理人员素质和能力风险,包括法律风险意识欠缺、责任意识不强、工作态度不认真、业务不熟练等风险。
 
  三、油品销售企业合同法律风险防范体系建设的思考
 
  (一)加强合同法律风险防范意识的培养
 
  油品销售企业要加强企业员工的风险意识培养,要突出重点,分清主次,制定不同职能部门、不同岗位的应对措施。一是企业内部高管人员,要强化风险防范意识。在高层管理人员进行重大合同决策过程中应咨询法律顾问意见,让法律顾问全程参与决策,使合同条款完全符合法律规定。二是要在企业中设立专职的法律事务职能部门,要求法律事务工作人员对日常合同管理认真进行合法性审查、严格把关,正确认识严肃的合同管理对企业的重要性,重视合同任何一个环节的风险防控,并制定考核办法,加强法律事务工作人员的激励与约束。三是加大企业内部员工培训力度,提升全体员工的法律素养,提升企业整体合同管理水平,合同经办部门员工必须掌握合同管理法律基础知识,知晓如何防范合同欺诈行为,以防范风险。教育相关人员要认真负责,对签约方的主体资格、注册资金、履约能力、资信情况、货源情况等要进行尽职调查,认真核对对方的相关文件及资料,重大合同签订需进行公证,或者见证有权签署人签订过程。签订合同时尽量采用经法律顾问审定后的本企业标准文本,对非标准文本的合同条款要认真研究,并咨询法律顾问意见,由法律顾问出具《法律意见书》,经办部门及法律事务部门要实时跟踪合同履约情况。四是要强化问责机制,对严重不负责任导致企业利益遭受重大损失的相关责任人员,提请司法机关依法追究其刑事责任,未达到刑事犯罪标准的失职行为,依据党纪、政纪规定严肃处理。
 
  (二)加强合同管理制度的建设
 
  加强合同管理制度建设,要制定合同主办部门责任清单,明确责任,全员参与管理。对合同管理中涉及到的财务、供应、仓储、法律、内控、审计的职能部门进行权利和责任分配,由主办部门承擔具体的合同签订、履行等工作;企业相关的职能部门负责对签署合同的审核工作,法律事务部门负责合同签订、履行全过程的指导、监督工作。要根据外部环境变化不断修订完善企业合同文本,使之既能适应经营管理的需要,又最大限度规避风险。
 
  (三)加强合同管理信息化建设
 
  当今大数据和云计算已成为推动我国经济发展的新引擎,越来越多的合同签订需要依靠信息化手段和技术。合同的信息化建设也是顺应时代潮流,成为合同管理的有力武器。合同管理信息化有利于对合同的前期准备进行良好且完整的备案,及时归档能够对合同的每个环节都做到及时跟踪,顺利解决传统的手工合同带来的查询档案困难等问题。合同的信息化建设大大节省了工作人员的时间和精力,节约了资源。在合同信息化过程之中建立起来的新的业务流程,彻底改变了合同风险管理的深度不够的问题,解决了在合同审批过程之中存在的监管不到位的问题。其设置的明确流程保证责任到人,且有法律事务岗位人员全程参与,有效降低了法律的风险,并且在合同履行出现问题时,能够及时发现,尽快解决,避免给油品销售企业造成巨大经济损失。
 
  四、结语
 
  油品销售企业对于合同管理中法律风险的识别与防范,一方面要深入分析合同法的相关理论,另一方面也要深入结合企业的经营实际。本文从合同管理风险入手,分析如何降低法律风险,增强防范意识。企业要认清合同管理的重要性以及缺失之后的危险性,还有充分利用信息化技术,全程监控合同管理,在合同履行全过程中对每个环节进行监督,真正维护好企业利益。
 
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  王增宇【作者单位:中石化森美(福建)石油有限公司三明分公司】