浅析行政事务人员人际沟通的技巧

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  • 更新时间2018-06-27
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  摘要:人际沟通也称人际交往,指个体通过一定的语言、文字或肢体动作等表达手段将某种信息传递给其他个体的过程。作为一个社会人,生活中处处离不开沟通。本文分析了行政事务人员人际沟通的现状及存在问题,并论述了人际沟通的重要性,提出如何做好人际沟通的建议。以此来提高行政事务人员的工作效率和工作质量,营造良好的工作氛围。


  关键词:行政事务人员;人际沟通;技巧;建议


  一、沟通的定义


  沟通是指将信息传递给对方,并期望得到预期反应效果的互动过程。包括两个方面:第一,准确有效地传达信息;第二,得到期望的回应。


  (一)定义的要素


  信息、思想、情感、协议。为了设定的目标,把信息、思想、情感在个人或群体之间传递,并达成协议的过程。


  (二)沟通的类型


  (三)沟通的模型


  (四)沟通的四大特点


  1.随时性——我们所做的每一件事情都是沟通。


  2.双向性——我们既要收集信息,又要给予信息。


  3.情绪性——信息的收集会受到传递信息的方式所影响。


  4.互赖性——沟通的结果是由双方决定的。


  (五)有效沟通的四个原则


  1.有明确的沟通目标。


  2.重视每个细节。


  3.要达到至少一个目标。


  4.適应主观和客观环境的突然变化。


  二、人际沟通的重要性


  沟通,是建立人际关系的桥梁,如果这个世界缺少了沟通,那将是一个不可想象的世界。对行政事务人员而言,良好的沟通可以使我们很坦诚地生活,在人际互动中充分享受自由、和谐、平等。


  三、行政事务人员人际沟通现状


  1.转岗后的工作分配


  2016年1月,全省公务用车制度改革,汽车驾驶员转岗、安置同步进行,大部分驾驶员转岗成为行政事务人员。


  2.转岗后的心态变化


  与人交往时处处设防,怕吃亏,怕被人看不起。只注重自己,不考虑别人的感受和情绪。


  3.行政事务人员人际沟通情况


  对职业安全性的冲击是经济发展、社会进步的必然结果。


  四、行政事务人员人际沟通的技巧


  生活中没有沟通,就没有快乐人生。事业中没有沟通,就没有成功。


  (一)听话的技巧


  人际沟通是一种双向的行为,我们在说的同时,必须去倾听别人的说。据了解,行政事务人员在工作中平均每天有45%的时间在听。听实际上是一种重要的沟通方式,那么如何倾听呢?


  1.专注的倾听


  是指用身体给沟通者以“我在注意倾听”的表示。他要求你把注意力集中于说话人的身上,要心无二用。不仅是对声音的吸收,更是对意义的理解。忌“左耳进,右耳出”。


  2.移情地倾听


  就是对说话者的感觉产生反应。听话不仅要听“话”而且要听话中之“音”。即敏感地听出说话者的喜怒哀乐等各种感觉并对此做出相应地反应。


  (二)说话的技巧


  1.了解听话者


  了解听话者的需求情况。人们有各种各样的需求。听话者的需求情况决定着他们的兴趣和还好。当你面对他们,你必须了解他需要什么?


  因为人们需求是隐藏于内心深处的,所以你只能通过表面的“语言”和“非语言”信息来判断和了解。你可以通过合适的目光接触,非语言声音(如咳嗽)、脸部表情和肢体语言,获得听话者内心的需求信息。了解听话者的倾听类型。根据听话者的注意水平,我们可以将听话者分成四类:①漫听型;②浅听型;③技术型;④积极型。


  2.决定恰当的话题


  每个人都应该知道,让听话者感兴趣的不仅是你本身,更重要的是话题。


  3.恰当的表达


  第一,注意说话的具体场合说话是无论是话题的选择、内容的安排,还是言语形式的采用,都应该根据特定场合的表达需要来决定取舍,做到灵活自如。


  第二,说话必须考虑听话者的性别、年龄、文化层次和背景等因素。根据这些因素的差异来选择恰当的语言,才能让对方真正理解。见什么说什么话,在什么山头唱什么歌,正是此理。


  第三,充分利用说话的时机对于说话人来说,要想达到预期的目的,取得好的效果,说话必须抓住说话的时机。


  (三)交谈的技巧


  交谈是人际沟通的重要组成部分。交谈的过程也就是人际沟通的过程,是运用一套共同规则和信息的过程。


  1.良好的开头俗话说,万事开头难,好的开头是成功的一半。


  首先,你在开场白时表示感谢、述说一种建议,等于告诉对方,你的态度既是尊重他们,也是有建议性的。


  其次,直接、诚恳、明确的说明你的动机和需求,会扫除对方疑虑,迅速切入主题,可以让对方明白你是为了严肃的事情而来。


  2.陈述信息和动机


  首先,要切中要领。在交谈时,你无须按照特定顺序逐一说出各项,重要的是你能在对话进行到某一程度时,将你的想法传达给对方。


  其次,在陈述信息时,切勿采取强制的口吻,最好让对方感觉是一种提议。不要责难,因为责难无异于使对方曲解你的建议和支持。


  3.关注对方


  交谈时一个互动的过程,在交谈过程中,你必须时时关注对方在说些什么,但不要贸然地根据自己的偏见下任何结论。


  (四)提升沟通的效果


  行政事务人员工作大部分时间在与人交际沟通。提升沟通的效果也是提高工作效率的一种途径。


  人际关系是在人际沟通的过程中形成和发展起来的,离开了人际间的沟通行为,人际关系就不能建立和发展。事实上,任何性质、任何类型的人际关系的形成,都是人与人之间相互沟通的结果,掌握娴熟自如的沟通技巧,才能行之有效的处理好各种看似复杂的人际关系,把自己最大的潜力发挥出来,使自己的人生更精彩。


  作者:朝向明