黄建英 陈惠珍
（广东电网有限责任公司江门供电局，广东 江门 529000）
摘 要：电网企业由于资产、人员、业务量规模庞大，会计核算工作繁重，财务人员无法在简单重复的会计核算工作中解脱出来，发挥财务管控职能。为减轻财务人员负担，本文探讨以业财联动为基础，对费用报销业务、购电费业务模块的业务单据开展信息系统业务对接，自动转核算方法，促进简单核算自动化，突出财务规划未来，管控现在的职能导向。
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关键词 ：业财联动；自动转核算；系统对接；财务管控
中图分类号：F230文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）31-0135-06
收稿日期：2014-10-20
作者简介：黄建英（1970-）女，陕西富平人，本科，高级会计师，高级国际财务管理师。研究方向：财务管理。
一、引言
1.1研究背景
广东电网有限责任公司江门供电局费用报销和购电费业务是财务部门业务量较大，工作性质简易重复的工作，2013年全年业务约达2万单，对财务人力资源的占用较大，阻碍了财务管控职能的有效落实。
费用报销和购电费的业务系统是一套大集中的财务管理信息系统，其应用及数据库服务器设置在广东电网有限责任公司。财务核算系统为远光2.1版本的财务管理核算系统，与财务管理信息系统没有系统关联，报销业务单据与核算凭证没有对应相互审核关系。
因此，如何把财务管理信息系统与财务核算系统相连接，实现按业务单据自动生成核算凭证，是降低会计核算工作负荷，解放财务人员生产力的重要突破口。
1.2手工制作核算凭证与自动转核算凭证的区别
手工制作核算凭证是指财务人员通过键盘等输入设备把原始凭证上的会计信息直接录入到财务核算系统当中。
自动转核算凭证则是由计算机根据财务管理信息系统中业务单据信息，结合财务人员的初始设置自动生成核算凭证。相比手工制作，具有方便、快捷的特性。
目前，大部分费用报销和购电费业务审批流程已能由财务管理信息系统自动处理。在审批流程完毕后，通过业务人员打印流程单及相关原始凭证交予财务人员手工制作核算凭证，存在信息系统脱节的问题。
因此，财务部门通过实证研究，开发了专门针对财务信息管理系统与财务核算系统对接工具实现自动转核算凭证。由于对接工具只能通过内部网络使用，提高了财务数据的安全性。
二、自动转核算凭证功能原理
2.1业财联动信息前后一致
业务部门人员通过财务管理信息系统，把经济业务信息转化为财务所需的凭证信息，包括业务摘要、费用项目、支付银行、预算额度、资金额度及付款金额等，从信息源来看，已基本满足会计核算需要。
2.2信息系统字段转换功能可实现
财务管理信息系统与财务核算系统均由远光软件有限公司开发，其源代码及系统功能均能灵活设置，通过对接工具可实现信息关联，自动生成所需会计凭证。
三、自动转核算凭证功能介绍
3.1基本界面
系统对接工具，主要由登录模块，主程序模块组成。其中，登录模块与财务核算系统中财务人员登陆信息一致，提高对接工具的使用效率。（见图1）
主程序模块，主要由账套切换、手工制证（插入分录、删除分录）、单据制证、凭证查询、单据设置、部门设置、单据列表区组成。（见图2）
3.2账套切换
通过“账套切换”按钮，可对核算账套进行切换，方便业务数据准确导入至目标账套。（见图3）
3.3部门及人员设置
通过系统管理员权限设置每个业务部门所发生的业务单据对应的凭证类型，根据需要设定借方科目、贷方科目及税额科目。（见图4）
部门信息来自于财务管理信息系统的单位结构树状图，统一业务源头。
同时根据财务人员的岗位及权限设置所属市（区）局，防止凭证分类错误。
3.4单据设置
通过系统管理员权限设置单据生成凭证时分录金额所对应的单据字段及凭证摘要格式。（见图6）
同时设置购电结算单的购电单据科目，设置不同市（区）局对应的购电单元借方、贷方及税额科目，取单据设置里面的摘要格式。（见图7）
3.5预算项目科目设置
设置不同市（区）局对应的预算科目借方、贷方及税额科目，取单据设置中的摘要格式。（见图8）
3.6单据制证
通过对部门设置、人员权限设备、单据与核算项目对应，即可建立自动转核算的信息关联，从业务前端直接生成会计核算凭证。通过“查询单据”、“选择单据”、“生成凭证”，完成自动转核算操作。生成结果不包含辅助核算及专项核算信息，需要手动选择完成，保存后则可以生成核算凭证。
3.7凭证查询
查看通过单据生成的凭证信息，可以根据凭证查询，也可以根据单据来查询。
四、生成非常规业务类型凭证
并非所有的经济业务都能够或者适宜于“自动生成凭证”，一般来说，每月重复出现 、其借贷科目、摘要 、金额来源或计算方法基本不变的经济业务才有必要进行“自动生成凭证”，例如成本费用报销、发放工资、结转汇兑损益和期间损益等业务。对于无规律或不经常发生的经济业务则不能或者不宜采用“自动生成凭证”，转核算比手工制证的效率提升不大，例如出租资产、预计负债、非货币性交易、代扣款项、核销坏账、对外捐赠、对外投资等业务。
为实现转核算功能的全覆盖，系统软件在财务人员把这些业务对应做了相关的汇总费用单据后，可以实现非常规业务的自动生成凭证，减少大量财务制证工作量。
五、自动判断凭证类别
为了便于财务人员区别输入不同类型的经济业务和系统分类处理凭证数据，财务核算软件要求系统内的记账凭证编号必须由凭证类型和凭证序号两部分组成。为此，转核算内的凭证按分类编号 （ 如江银付、江银付等 ）。 转核算工具自动生成凭证后，会传送到核算管理系统中，采用相同分类机制，随核算系统中手工录入的凭证一起编号。按照登录财务人员所对应的责任部门，如果是市局本部财务人员，自动带出（江银付、江银收）等凭证类别，新会局，自动带出（新银付、新银收）等。
按照会计核算和财务管理的要求，财务人员必须把转核算工具软件中自动生成的凭证归集到财务核算系统（核算2.1版）中来。也就是说，财务核算系统是转核算进行会计信息汇总、交换和共享的中心。这样，财务核算系统内的凭证既可能是由转核算工具软件自动生成的，也可能是手工制作的。保存在财务核算系统中的这两种凭证最终保持一致。
六、定义自动生成凭证的对应关系
凡是适合通过配置完成对应关系的经济业务，在转核算工具软件中都可以进行相应的业务与凭证科目的对应关系设置，以备自动生成凭证工具随时调用。转核算工具通过科目代码、凭证类型、使用时间、摘要、借贷方赂和业务发生金额等部分组成的。
费用报销单据中的“ 凭证编码” 是系统区别于不同费用报销单据的惟一标识，不能重复，也不能为空，但要牢记它不是记账凭证的编号；“ 凭证类型” 将决定该自动生成凭证工具的编号方式；“ 摘要” 和“ 借贷科目” 应根据具体业务内容来设置会计分录；“业务发生金额” 是系统利用该费用报销单据进行“ 自动生成凭证” 的金额来源，它是费用报销单据定义的关键和难点。日常自动生成凭证对应配置中的“ 业务发生金额” 可以省略，转核算工具软件是自动带出金额，无需要手工录入，减少人为操作错误的问题。在自动生成凭证的过程中，只需要财务人员录入经济业务费用报销单据号，通过【单据制证】功能，完全实现自动化完成凭证的录入。转核算工具软件，还通过自动判断出，专项核算与辅助核算的科目，并能带出相应的专项供财务人员选择。大大提高了工作效率，减少录入错误。
正确理解和定义费用报销单据的各个组成要素将直接影响到转核算工具所含信息的完整性和正确性。当会计制度或经济业务发生变化时，还应对已经使用过的费用报销单据及时进行修改和完善。这样就对财务费用报销单据的填写有了新的要求。必须填写正确，生成出来的凭证才是正确的。摘要填写要规范，生成的凭证摘要才符合会计要求。这些工作，都需要在日常业务发生时对填写费用报销单的人员有更高的要求。
七、实现自动生成凭证的必要条件
定义好对应关系的费用报销单据的经济业务一旦采用转核算工具生成，千万不能再录人手工凭证，否则，该笔业务将在系统中重复进行核算。一个定义好的费用报销单据要实现转核算生成凭证，还必须满足一些其他条件。自动结转到事先设置的账户的借方或贷方。
对于期间损益和其他转账业务的费用报销单据，只要本期发生了相关的经济业务，系统就可按照事先定义的转入账户或者业务发生金额来实现自动转账。此外，转核算生成单据的先后顺序也可能会影响自动生成凭证的实现，因此，应根据经济业务的内在联系来排列来选择自动生成凭证单据的先后顺序： 即一般转账业务----结转汇兑损益----结转期间损益。
八、自动生成凭证的两种记账方法
记账凭证仅仅只是转核算自动加工处理会计数据的起点，只有将系统内所有的记账凭证进行记账处理，才能为财务人员提供会计编报、财务分析和经营决策所需要的会计信息。
从我国目前开发和应用的财务核算软件来看，转核算工具有成批记账和实时记账两种方法。其中成批记账是指财务核算系统中的记账凭证必须经过审核签字才能记账；而实时记账是指财务核算系统记账凭证不经审核签字就可直接记账。可见，这两种记账方法的根本区别在于记账凭证是否需要审核，而不是一次能够记账的凭证张数。
对于日常自动生成凭证，为了保证凭证数据的正确性，要求与手工凭证一样，一般采用成批记账。 即日常转核算工具软件生成出来的凭证，一般先存放在财务核算系统中，并没有审核，而转核算工具软件也是采用这种方式，只要工具软件中生成出来的凭证没有点击【保存】，是不会生成到财务核算系统中，当点击【保存】会按财务核算系统凭证类别自动生成凭证号，这时，通过转核算工具软件生成的凭证，才真正转移到正式核算系统凭证库中，等待下一步的审核。如下图
即一旦点击【保存】就立即记账，直接存放在正式凭证库文件中。
九、总结
转核算工具软件，减轻财务人员日常制凭证的工作量，保证数据准确、高效。直接调用从FMIS系统读取费用报销审批单各项内容。可自定义费用报销审批单的凭证类型，根据业务需要增加或者减少凭证类型。针对每一种凭证类型，可根据业务需要灵活的配置其凭证分录格式。已走完流程的审批单可直接生成凭证，自动带出对应的专项核算信息，并且对不存在的专项对象进行自动填充。还有生成后的单据，保存单据与凭证的对应关系以供查询。
（责任编辑：陈喜辉）
