借助OA办公平台实现档案查阅信息化管理

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  • 更新时间2019-09-10
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  【摘要】随着信息技术的不断发展和管理水平的不断提高,传统办公模式逐步被办公自动化所取代。在此形势下,实现档案查阅的信息化管理不仅是档案工作顺应信息时代发展的必然选择,也是实现档案资料有效开发利用的客观需要。本文从德阳市人民医院借助OA办公平台实现档案查阅信息化管理的实际经验出发,着重就实施过程中取得的成效和存在的问题进行了探索与思考。


  【关键词】OA办公平台;档案查阅;信息化管理


  档案查阅是档案管理的重要一环,在信息技术飞跃发展的今天,如何转变传统的档案查阅方式,提升医院档案工作管理水平和服务水平,进一步促进档案信息資源的开发与利用,是医院档案管理工作的一项重要内容。


  一、档案查阅信息化管理的必要性


  随着计算机技术、网络技术以及信息技术的应用与发展,我国已逐步步入了一个信息化、数字化的社会。[1]社会对信息的时效性、系统性等要求越来越高,传统档案管理模式弊端日益显现。在以往传统的档案管理工作中,职工到档案室查阅档案资料,不仅受时间、空间限制,同时耗费档案管理人员大量的时间成本。


  二、德阳市人民医院实现档案查阅信息化管理的途径


  (一)医院档案信息化管理历程


  德阳市人民医院使用计算机管理档案90年代即有所涉猎,但使用相对简单粗放。2006年,实行电子档案备份存档,因是单机版管理软件,网络技术优势无法充分发挥。2011年,德阳市利用党政网启用在线归档系统,为档案延展保存提供了技术和政策保障。但对院内查阅使用来说,查阅者仍只能到档案室办理现场查阅手续。


  (二)医院OA办公平台应用情况


  2014年底,德阳市人民医院启用OA办公平台。彼时,OA应用趋于成熟,利于实现院内信息资源整合,规范工作流程,提高办公效率,行政管理满意度不断攀升。


  (三)档案查阅信息化管理实施情况


  OA的便捷触发了档案管理人员推进档案管理信息化的思考,如何借助OA办公平台实现档案查阅成为继OA在线归档之后的又一课题。参照办公应用模块设计方式和原始查阅登记表,档案管理部门设计流程并制定OA模板上线。


  应用中,发起人发起查阅表单,完善日期、部门、查阅内容(可关键字)、利用目的等信息并提交,表单即自动流转到档案部门负责人,审批同意后,档案部门负责人指定相应档案管理人员查找档案资料并上传,之后表单自动流转到发起人,发起人查阅完毕后填写利用效果,档案人员审核评估后表单即自动归档。查阅表单可追踪、可评估、可归档。


  对于涉密档案,采取的方式是走OA档案查阅登记流程,但档案人员不再直接上传涉密文件,而是要求发起人到中心档案室现场查阅。


  (四)档案查阅信息化管理实施效果


  1.查阅过程方便快捷


  借助OA办公平台实现档案查阅信息化管理,不仅简化手续办理程序,借阅过程可实时追踪,也有助于档案管理负责人精确指派相关门类档案管理人员具体负责资料的查借,加快流转速度,科学准确评估使用效果,提高档案资料利用效率。


  2.查阅管理有迹可循


  借助OA办公平台实现档案查阅信息化管理,档案管理人员在查阅登记表存档文件夹下,可以通过时间、查阅者、查阅关键字、文号等指定内容进行搜索,快捷精确。


  3.促进档案资源开发利用


  运用现代化借阅工具方便档案使用者检索查阅档案信息,保证了档案信息的安全性和完整性,提高效率,且利用业余内部局域网,可能实现各科及部门之间信息的畅通交流,实现资源的有效共享,使档案借阅工作能够更好地满足医院科研及医疗工作的需要,更好地促进医院各项工作的顺利开展。[2]


  德医借助OA平台实现档案在线查阅以来,查阅频率不断提高,表单流转速度越来越快;据满意度测评调查显示,查阅者满意度亦不断提升。


  三、存在的主要问题及应对策略


  德阳市人民医院借助OA办公平台实现档案查阅信息化管理实践确实取得一定成效,但在实际操作中,仍存在问题有待解决。


  (一)存在的主要问题


  1.按照保密规定,档案查阅人员查阅涉密文件,在OA填写查阅表单的基础上,仍只能现场查阅,不得带出或复制。


  2.目前德医所使用的OA系统设定的档案借阅时间为3个月,笼统的时间限制离精益管理还有距离。


  3.在线查阅方便快捷,导致个别职工一旦需要查阅资料首先就想到OA查阅,且该情况多是查阅价值不高的信息,浪费档案资源和人力时间。


  4.对于利用效果,个别查阅者疏于记录,不如实填写或拖时甚至不填写,有悖于医院档案查阅管理制度。


  (二)应对策略


  1.涉密档案保密的目的之一是为了更好地利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去档案的价值。[3]对于涉密档案的查阅,医院不仅要严格执行涉密档案查阅审批制度,重点监护现场查阅环节,更是要强化档案管理规章制度落实。


  2.着重从借阅时间和流程环节处理时间着手,限定借阅时限和填写利用效果时限,加快流转,确保档案资料安全规范使用。


  3.在一定条件下,档案管理水平的有限性与社会多样的、变化的档案信息需求之间始终是一对矛盾。[4]实践表明,部分职工档案意识还很欠缺,开展全院范围档案管理培训,已经迫在眉睫。


  四、结语


  借助OA办公平台实现档案借阅的信息化管理,让我们切实尝到了信息化技术助推档案管理的甜头,但它不是终点,我们将进一步深化OA办公平台档案管理模块开发,为档案管理标准化、自动化、网络化打下基础。