摘要：现如今，数字技术和信息技术在办公室的应用非常广泛，不仅提升了办公室的工作效率，还保证了办公室的工作质量。文件档案做为办公室管理的重要内容，通过加强对现代技术的运用，提升了工作的效率和质量。
关键词：办公室工作；档案管理；问题；对策
引言
企业档案全面真实地记录企业的管理决策、人员流动、资金周转、技术改进等活动，是企业资产和文化的重要组成部分。它可以以文字、图片、声音等形态存在，具有珍贵的保存价值。档案信息化建设对档案工作的模式、流程、利用上都有着巨大革新。在现代信息技术和网络环境的快速发展下，企业档案管理建设的高度也影响着企业发展的战略资源，实现档案信息化已经成为了时代所趋。
1办公室文件档案管理的重要性
文件档案有着非常广泛的内容，是对日常工作中的各种事件、各项数据、影像资料、部门情况等内容的记录。可以说，办公室档案管理是办公室工作的重中之重。（1）文件档案管理关系到工作的开展文件档案是重要的信息资源，数据参考。任何工作在计划和实施之前，都需要有着数据的参考，才能有条不紊地展开。文件档案有着多方面的信息资源，包含各种人力资源和物力资源，都可以通过文件档案寻找到。如果办公室文件档案存在数据错误或者信息不全的情况，必然会影响到工作的顺利开展，不仅会浪费时间，还会带来巨大的损失。（2）文件档案管理关系到工作的效率。文件档案管理可以为各项工作计划的制定提供数据的参考，这是极其宝贵的数据资料。一项工作的开展，如何制定出完备的计划，必然要有着数据或者信息资料的参考，从而确定和优化工作的实施方案。可以通过查阅办公室的文件档案，寻找与工作相关的内容。此外，工作计划实施过程中，出现的异常情况，解决方法，又会形成新的文件档案，成为工作经验的积累，方便以后参考借鉴。
2办公室文件档案管理面临的问题
2.1文件档案管理理念比较陈旧
办公室是单位内重要的职能部门，工作内容比较繁杂，油田开采企业受到传统计划经济时代的影响，部分工作人员的观念仍然没有转变过来，比较陈旧，对文件档案管理的重视程度不够高，信息化意识不强，在文件档案管理的时候依旧采用传统的管理方式，对各种文件档案资源的利用不多，很多时候只将档案收集整理出来，并没有真正加以利用，没有发挥出文件档案的作用。
2.2档案信息化标准不统一
企业通常是根据自己的内部需求收集和整理档案，但这样的收集方式并没有明确指明需要归档的资料内容，这让档案管理人员在资料搜集的工作开展上具有较大的随机性和盲目性，很多有价值的经营管理档案也会因此被忽略，造成资源的浪费。除此之外，企业在档案数据库建设上也没有统一标准，具体表现为在“档案业务一体化”、“信息化服务工作”中，且各区域之间标准也各不相同，导致企业档案信息化存在“信息孤岛”现象，拔高了档案信息共建共享的难度，企业的档案管理信息化进程举步维艰。
2.3档案管理工作存在许多安全隐患
虽然近年来互联网的病毒防御系统在不断完善和提升，但是某些不法分子的木马制造技术以及犯罪技术也在不断提高，而互联网作为一个开放性平台，还是比较容易受到不法分子的攻击，导致用于存储和管理档案的计算机、网络系统瘫痪、崩溃，或者窃取或篡改档案中的数据资料，从而给企业造成损失。
3如何提高办公室文件档案管理工作质量
3.1完善系统文件档案管理制度
完善文件档案管理的各项制度，以制度约束管理人员的行为，从而保证工作质量。受到人们认知的影响，人们对于文件有着不同的直观感受，如果不进行规范的话，那么在进行文档的整理和分类时，必然会出现错误的情况，很多文件会由于被误判，将其视为垃圾文件，导致文件信息的丢失。所以，必须有一个完善的档案管理制度，规范和约束档案管理人员的行为，并明确文件档案如何进行分类、如何保存等。信息时代下，文件档案做为重要的信息资源，需要有着与之相适应的保密机制，避免文件出现丢失或者人为泄漏的情况。尤其是信息时代下，做好系统的维护，避免由于木马、病毒或者黑客入侵等，导致文件资料损坏、篡改、丢失。
3.2创新文件档案管理理念
传统的档案管理主要依靠人力，由档案人员对所有的档案进行整理、记录、编号、收集、保存等，因为人的精力有限，每一个环节都可能出现错误，这就对单位的发展造成了很大影响。信息化技术的出现，让文件档案信息化发展成为可能，新形势下应该要加强文件档案管理信息化发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到信息化技术在文件档案管理中的作用，对未来文件档案管理的发展趋势进行分析，从而不断提高档案管理水平。另外，档案管理人员以及其他部门的人员都要意识到档案的价值，不是将档案收集整理就完了，更重要的部分是对档案进行利用，单位的每个员工都应该形成利用档案的意识，在日常工作中有机会利用档案资源的时候就要充分利用，发挥出档案的价值。
3.3打造专业性的档案管理团队
新时代下，文件档案资料数量不断增多，海量的信息下，对于文件档案的整理、归档工作的要求越来越高。做为档案管理人员需要掌握档案管理的专业知识，同时还要学会互联网相关的知识，懂得运用现代化的设备和软件，进行文件档案的管理。传统的档案管理工作，缺乏专职的管理人员，很多都是兼职人员，专业性不足。因此，加强对档案管理人员的管理，提升其综合素质，才能提升档案管理的工作效率和质量。具体的措施有：首先，加大人员培训力度。主要围绕档案如何进行有效地分类、归档，如何应用现代化技术进行档案管理等。其次，提升档案管理人员的待遇，比如给予更高的薪资和更好的福利等，可以吸引高素质的人员，重点放在有专业技术的人员选择上，选择具备数字信息技术的现代化人才，为档案管理提速。最后，做好绩效考核，考核档案管理人员的工作水平、专业水平等，提升其职业素养和责任感，调动其工作的积极性。
3.4强化档案信息化建设技术
强化档案信息化建设技术，首先，企业需要加大资金投入力度，铺设更稳定的网络系统、引进性能更高的硬件设备，将科学技术运用到档案日常管理中，加快档案数字化、网络服务化的进程，将资源共享开放到最大程度。其次，在软件提升上积极引入行业内适合本企业发展的软件，让档案立卷、排列、检索等功能都可以全自动化，提高软件在日常办公中的使用率。最后，在科学的档案管理方式的前提条件下，还要不断创新实践，开发更适用于本企业的专门档案管理软件和办公系统，进一步提高企业档案信息化管理质量。
结束语
信息时代，档案管理工作发生了很大的改变，其中既有好的改变，也有不好的改变。而档案资料作为企业的一种经济资源，其对企业的经营发展非常重要，企业必须重视并不断提高档案管理工作的质量。针对信息时代档案管理工作存在的问题，笔者提出树立档案管理信息化意识、完善信息时代下的档案管理制度、加强档案管理工作方式方法的创新以及强化信息时代的档案管理安全意识等建议，以促进企业档案管理工作效率与质量的不断提高。
