国家开放大学成人教育学藉档案管理问题及对策

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  • 更新时间2020-07-18
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  【摘要】随着我国经济的不断发展,成人教育事业也取得了可观的发展成果,教育規模不断扩大,学生人数的增加导致学籍档案管理工作面临的压力越来越大。目前成人教育学籍档案管理仍然采用传统的管理模式,已无法满足发展需求。本文分析了国家开放大学成人教育学籍档案管理的现状以及存在的问题,并提出了相关对策,希望能够促进国家开放大学成人教育学籍档案管理工作更好发展。


  【关键词】成人教育;学籍档案管理;问题;对策


  开放教育是高层次的教育,实行“宽进严出”和“完全学分制”的学习制度,学生在通过入学资格审验和入学水平测试后,即可注册取得学籍,进入相应的专业选课学习;学习主要利用文字教材,通过互联网,登录国家开放大学在线教学平台,随时点播和下载网上教学资源进行自主学习,平时可与教师、同学进行互动学习,相互提问、讨论和交流;还需按规定到教学点参加集中面授学习、答疑,或参加小组学习等;在灵活有效的学习期限内,修满规定的学分后,可获得国家承认并进行电子注册的国家开放大学本科、专科学历证书,毕业证书可在中国高等教育学生信息网查询。学籍管理记录了学生从入学到毕业的整个学习过程,是对继续教育学生的入学资格、学习成绩、奖惩和毕业情况的真实记载,反映学生在校期间的综合表现,是教育行政管理的重要依据,是依法治校的重要体现。随着学习型社会的到来,要求成人教育学籍档案管理更加全面、齐全,以教育为基础,培养符合社会需求的合格人才。


  一、成人教育学籍档案管理现状


  由于中国高等教育的迅速发展,成人教育迅速普及,面临的挑战也越来越多。首先,高等教育的普及,严重影响了成人教育的生源,为了保证学生数量,学校服务上门,借助各市区级开放大学进行管理,而不是传统的集中管理。其次,随着信息技术的发展,成人教育的教育手段不断创新,互联网的发展创造出了网上课堂,取代了原来的集中面授,这就要求学生有较强的自学能力,有些课程不再集中组织考试,而是在网上进行学习和考试。加大了学生的学习自由度,这些因素无疑进一步加大了学籍档案管理工作的难度。目前,成人教育面向的对象更加广泛,对性别、年龄、受教育程度、职业等没有太多限制,所有的成人都在成人教育范围内,各种形式的学生都有,有高中生、中学生、青年、中年、老年以及各行各业的从业人员,由于学生的学习时间不固定,所以档案的收集、填写以及毕业证电子注册数据的采集、核对等工作都需要在面授期间进行,增加了时间和人工成本。此外,学校不够重视学籍的管理工作,对学籍管理的人力投入和资金投入不足以支持规模和数量日渐加大的学籍信息管理工作,大大影响了学籍管理的水平和质量。


  二、成人教育学籍档案管理中存在的问题


  (一)对档案管理不够重视。成人教育学籍档案是学生在整个学习期间的最原始记录,是各用人单位选聘的重要参考材料,是评估学校办学效率的重要凭证,也能为广大学生随时提供查阅弥补意外情况造成的损失,具有实用价值。首先是学校领导对学籍档案管理不够重视,甚至没有意识到学籍对学生对学校的重要性,因此在成人教育学籍档案管理方面缺乏投入,没有专业人员对学籍档案进行管理。在日常的学籍管理工作中,让一些工作人员顺带将相关资料进行记录和保存,这些人员不是专业的档案管理员,缺乏档案管理的专业水平和档案管理知识及技能,导致资料的缺失和不完整,造成档案失真和其他严重后果。


  (二)管理制度不健全。国家开放大学是公益性成人高校,扎根基层,服务社会。但对于成人教育学籍档案管理制度来说,没有指定一套结合自身教育情况的档案管理规章制度,只有一些简单的学校档案室的规章制度。致使在学籍档案的记录过程中,信息收集标准不统一,收集时间不一致,材料归档不规范。学校档案管理员与学生交流联系少,有的甚至长时间无法取得联系,重招生、轻管理现象普遍。再者,学校的成人教育学籍管理中,对学生请假、旷课的处理没有规范统一,造成信息的缺失和不完整,造成管理体系不够完善,管理过程中存在很多问题,例如学籍建档不及时、材料缺失,无法保证档案的真实性、完整性、原始性等。成人教育学籍档案具有特殊性,如果按照普通高等教育学校的学籍管理制度来执行,明显不符合实际情况,成人教育学籍档案所覆盖的学生范围广,档案情况多样,必须建立专有学籍管理制度。


  (三)管理模式落后。在互联网时代,大部分学校都在积极建设学校学籍档案信息化管理,然而成人教育学籍档案管理的信息化建设还存在不足之处,成人教育具有自身的特点,学籍档案的形成时间长,同时还缺乏统一标准。成人教育从学生入学到毕业离校,一般要经过2-5年甚至更长的时间,留级、休学学生的学籍档案时间跨度更长。由于成人教育周期长,对学生的成绩管理分散,管理困难,难以落实相关的规章制度,投入了大量的人力、物力却效果不佳。目前,成人教育学籍档案管理信息化建设在管理工作中的应用较少,管理模式依然以手工管理为主,工作量大、准确率低,很多工作重复,导致工作效率不高,在信息化层面的体现仅仅是简单的注册表、审批表和成绩登记表等简单的表格,无法体现管理工作的信息化。对于学籍档案管理,必须从头收集材料,层层把关,严格遵循管理流程,结合现代技术创建先进的管理模式。


  三、改进高校成人教育学籍管理工作的对策


  (一)提高管理人员的素质和专业能力。为适应现代化的管理需要和适应学校的档案管理工作发展,规范档案管理的各个流程,更好地开发和利用档案信息,为学校建设服务,必须要提高管理人员的素质和专业能力。成人教育的学籍档案管理工作具有很强的专业性,所以档案管理人员必须有相关的专业知识,并且有较强的责任感和积极性,能够严谨对待每一项工作。首先,档案管理人员不仅要有档案方面的专业知识,还需要学习社会科学和自然科学方面的知识,不断学习,提高自身专业素养,热爱工作,忠于职守,保证工作顺利进行,全心全意为学生服务。其次,档案管理人员还必须要有良好的工作作风,否则会给学校造成不可挽回的后果,必须要加强档案管理人员的道德素质,政治上要可靠。最后,还需要稳定档案管理工作队伍,不要轻易进行部门调动,确保工作的完整性。随着时代的发展,要求档案管理人员具有相关的计算机技术,以够适应社会的需求,培训管理人员的信息化管理技能,提高档案管理工作的效率。


  (二)建立完善的档案管理制度。保障各项工作有序开展的前提是建立科学合理的管理制度,成人教育学籍管理工作同样需要建立相关的档案管理制度。首先,需要依据教育部的相关文件规定,结合国家开放大学的实际教育情况,针对学籍档案的收集整理、核对检查、鉴别归档、保管保密、转递送交等相关内容,建立完善的管理制度流程,不仅体现出相关的政策,还能满足学校的发展需求,使学籍档案管理工作有据可依、有章可寻。让每一位管理人员都要明确自己的工作职责,在每一项工作流程进行时,制定相关的程序,或者用图表的方式将自己的工作流程展现出来,严格按照制度进行档案材料的录入、归档和整理,档案存放时要明确分类,方便以后查阅档案。其次,要按照统一的标准制定各类表格,保证纸张大小、字号、页边距和形式的统一,方便后续整理,在表格的填写时,不能随意涂改,保证所填信息的真实完整。对于学籍信息的修改也要严格制定修改制度,对于学生的个人信息,如姓名、身份证号码等,原则上是不允许更改的,如必须修改,必须遵循以下原则,必须由学生本人填写,提交《学籍变更申请表》;有公安机关提供的户籍证明材料和复印件;严格审查材料的真实性;将申请交给学院领导审批签字;将文件进行备案;最后将同意修改文件发给学生,信息正确则可以修改。没有监督就没有进步,学校还应该设立相关的审查机制,对学籍档案进行定期的全面审查,严格区分不同档案的类型,在审查档案时,审查部门要严格执行监督职能,对档案的保存作出具体规定,确保档案的真实性、完整性,避免学籍档案丢失。


  (三)提高现代化管理水平。国家开放大学作为以现代信息技术为支撑、实施远程开放教育的新型成人教育高校,一直致力于探索现代科技与成人教育的深度融合,不断推进教育教学创新,提升办学能力和教育质量。因为函授学生处在不同的城市,学籍频繁异动,加上成人教育招生剧增,导致学籍管理工作繁琐、不好管理,工作量不断增加,传统单一的管理模式无法满足管理需要。现代化管理技术是将学籍档案数字化,建立数据库,专门存放学籍档案,例如新生录取表、注册登记表、成绩单、毕业证书编号等,能够通过计算机检索,高效、准確地获取需要的档案材料。建立以本部为中心的档案管理系统,实现档案的信息化管理,同时实现资源共享,让档案管理员和学员不受时间、地点的限制进入学籍档案管理信息进行查询,达到学籍档案的高效利用。此外,学校要聘请专业的网络工程师,加强学籍档案管理系统的防火墙,避免不法分子盗取学籍档案信息,以谋取非法利益,防止档案信息泄露。随着国家开放大学成人教育事业的发展,学校各方面和社会不同层面产生的教学信息的需求不断增加,学籍档案信息化的开发和利用是成人教育学籍档案管理部门的职责,也是学籍档案管理工作的最终目的。


  (四)保证档案的真实性。成人教育学籍档案管理工作涉及多个部门,必须要加大审查力度,要有部署、有落实、有检查。需要全体档案管理人员团结合作,仔细收集纸质材料和电子材料,严格遵守相关规则制度,才能顺利完成管理工作。如今,用人单位对学生的学籍档案越来越重视,上面记录学生在校期间的学习成绩和种种表现,所以学籍档案对学生的评价必须具有针对性,实事求是记录学生的行为、表现和综合能力,不能全是空话、套话,起到对用人单位和学生发展的重要作用。为保证档案质量,实行学籍档案管理层层负责的制度,以定期检查或随时抽查的形式检查档案的归档、组装、保存、使用的情况,及时发现问题并解决问题,维护档案管理工作的严肃性,保证档案材料的真实和完整。真实性是成人教育学籍的生命,学籍档案管理部门要认真监督年级主任的鉴定填写,发挥监督职能,严禁学生或他人私自填写,杜绝虚假行为,保证学籍档案的真实性。


  四、结语


  综上所述,成人教育学籍档案管理工作是一项复杂、严谨的系统工作,随着成人教育的不断深入,对档案管理工作提出了新的要求,要不断完善学籍档案管理的规章制度,加强管理人员的专业水平,结合现代化技术实现学籍档案管理的信息化,提高成人教育学籍档案管理的综合水平,推进国家开放大学成人教育事业的发展。