探究文秘行政管理能力培养途径

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  • 更新时间2019-11-16
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  [摘要]文秘工作可以协助企业建立完善的企业制度,并提升企业的管理水平。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升,己经逐渐成为企业重点关注的内容,要想最大限度的发挥文秘工作的作用,就必须要科学合理的规划文秘行政管理能力的培养活动。为此本文对提高文秘行政管理能力的培养途径进行了分析,提出一些相应的策略,旨在为相关企业管理人员提供参考意见。


  [关键词]文秘;行政管理;能力培养;方法探究


  作者:陆露(广西百色西江投资发展有限公司广西百色533000)


  随着经济发展和社会的进步,企业的制度也在不断的完善,文秘工作也越来越重要。从职业内容来看,文秘工作无非是文章编辑、日常接待等;但是从职业性质来看,其更重要的作用就是协调企业的管理,从而促进企业的发展。文秘岗位起到承上启下的作用,是企业管理层与企业员工之间的联系枢纽,对于企业的稳定发展有着不可替代的作用。为此有必要对文秘的行政管理能力进行分析,探讨其能力提升办法,促进企业的和谐发展。


  一、文秘工作定义及其特征


  文秘岗位是企业必不可少的,该岗位人员需要具备公关与文秘的理论基础,并熟悉现代文书学和秘书学的原理方法,其涉及到的工作内容也比较多,例如文章写作、新闻发布、公关工作、信息宣传、日常协助管理、公共关系等工作。文秘工作具有独特的特征,可以将其概括为以下几方面,即职业性、多需求性、公共性等。因为文秘人员会涉及到对外公关事宜,因此要求文秘工作者具备职业性,组织的语言要严谨、逻辑清晰、经得起推敲;而且还具有多样化,工作内容涉及到企业的各个方面,不同内容的工作深度也不同,因此对文秘工作人员的要求也不同;公共性是指文秘工作要考虑企业全局,对内要协调企业不同部门之间的合作配合,对外要处理相关事务等[1]。


  二、文秘行政管理能力问题


  1、专业性较差


  专业性人才匮乏是目前企业普遍存在的问题,多数企业的领导者更加重视企业的经济效益,对于人才的重视相对较弱。尤其是文秘工作方面,企业管理者认为文秘工作就是简单的接待、编辑工作,忽略了其所起到的承接作用,因此没有进行重视,在选拔人员的时候也只是简单随便的进行筛选,没有考虑人员的专业性,进而影响了企业的工作效率。


  2、管理效率低下


  目前部分企业缺乏完善的行政管理体系,导致文秘工作人员出现职务界限不清的情况,甚至某些企业为了节省成本支出,将文秘工作分化给不同的人员,严重的影响了文秘工作的效果,导致企业的管理工作出现问题。这种管理模式具有很大的局限性,使企业无法充分发挥服务、管理、协调三大功能,从而降低了企业的管理效率,阻碍企业的发展。


  3、管理脱离实际


  另外在企业中比较常见的就是管理与实际情况不符,形成两种极端的情况,即好高骛远和故步自封,这也是导致许多企业失败的重要原因之一。个别企业的文秘行政管理工作都存在对企业业务不熟悉的情况,在进行信息发布或者是公关活动的时候,通常会出现一些与实际情况不符的现象,因此导致公司形象受损,进而影响公司的发展[2]。


  三、提高文秘行政管理能力的意义


  提高文秘行政管理能力能够帮助文秘掌握更多的行政管理技巧,使得文秘人员在日常工作中更加得心应手,工作效率大大提高;同时文秘日常工作中必不可少的就是编辑工作,但是随着企业的逐渐发展,文秘人员的书写能力可能会出现无法满足企业要求的情况,通过培养文秘行政管理能力能够改善这一状况,提高文秘人员的写作能力,使其工作更加有成效。由于文秘工作具有一定的特殊性,因此文秘人员更加注重工作效率和工作的完成情况,缺乏服务意识,没有认识到工作的内涵,通过培养文秘行政管理能力能够帮助文秘认清自己的工作实质,理清管理与被管理之间的关系,从而更好的开展工作,有效的促进了企业的健康发展。


  四、文秘行政管理能力的培养方法


  1、培训行政管理知识


  行政管理知识的培训方法有很多,常见的有课堂式和轮岗式两种。课堂式是由企业选拔需培养的人才,将其送至特定的培训机构进行学习,或者是聘请外部人员开展讲座的形式,此种方式能够保证被培训人员的学习效果,培养内容更加全面,理论基础更扎实,但是其风险也比较大,因为所选择的的培训人员具有不稳定性,即将其培训完以后可能会出现离职的情况,这样就使得企业的培训经费和耗费时间毫无意义。轮岗式是通过企业内部岗位轮换,内部人员制定培训课件的形式进行培训,企业内部选拔一些行政管理能力比较突出的人员,让文秘人员进行课件学习、实际工作实践的方式来进行培训,此种方式的优点是成本低,培训更具有实用性和针对性,内容更适用于企业自身,但是科学性和全面性比较差,对于企业发展可能会出现不适应的情况。因此在选择培训方式的时候也要格外的注意[3]。


  2、建立行政管理实践平台


  这种实践可以是内部也可以是外部的,内部实践即文秘岗位之间的轮换实践,即文秘人员独立操作某一特殊的工作岗位,不同于轮岗式培训,该实践更注重文秘人员的独立操作性,即考验其在岗位上的独立工作能力,而不是学习能力。外部实践是指不同企业之间,可以企业之间可以举办一些技能比拼大赛,通过赛事来提高文秘人员的工作能力,这种外部的比拼不仅能够学习到其他企业的管理方法,同时也能激发企业员工的荣誉感,加深对企业的热爱,从而全身心的投入到企业的工作当中。


  3、构建管理交流机制


  在文秘行政管理能力培养方面,可以从经验交流的角度进行培养,通过经验交流可以帮助文秘在宽松的经验交流环境中提高行政管理能力[4]。企业可以将各种现代通讯交流技术结合起来,建立行政管理经验交流平台,例如QQ群、微信群、公众平台等。在这些行政管理经验交流平台中,文秘可以随时同其他人员进行交流沟通,反馈个人能力不足,获取其他人的帮助,学习更有效的行政管理技巧,实现文秘行政管理能力的提高[5]。


  结束语


  文章对企业文秘工作人员进行总结,并分析了一些提高其行政管理能力的培养方法,以期能够为企业管理人员提供意见,促进企业更加稳定的发展。