社区档案管理工作常见问题及对策

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  • 更新时间2019-02-17
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  1社区工作与社区档案管理概述


  随着社会经济的快速发展,社会改革不断深化,社区工作面对的对象日益复杂且范围越来越大,社区工作的职能也呈上升趋势,社区档案管理的重要性日益凸显。社区工作服务人民、造福人民,是我党全心全意为人民服务宗旨的体现,也是党群众路线的集中体现。社区,是政府与人民群众连接的媒介,社区档案反映着人民群众的精神面貌和价值取向,它可以规范社会管理,也可以解决社会问题。社区作为社会管理的小型组织,能反映出基层民众的意愿,凝聚着基层民众对居住地社区的认同与归属感,社区具备了实现政治控制、促进经济发展、提高精神文明建设、提供福利与服务等功能,可以实现民情上传和政情下达的途径,而通过社区档案,可以将最真实可靠的民众信息提供给政府相关部门作为参考,在一定程度上对推动社区规范化的管理乃至推动社会建设发展做出贡献。


  从政治、社会、经济3个方面来看,社区档案的作用均不容忽视,帮助政府体察民情、为社会提供有效服务、传承了历史文化。社区档案是反映基层生活的,但在社会的各个角落都有社区档案的作用发挥,具有多样化的特征;社区档案随着社会发展的变化而变化,时刻需要更新具有动态变化的特征;社区档案记录的内容有关各种人群、各类事项,具有庞大且复杂的特征。社区档案的研究类文章出现过两次峰潮:第一次在2004年,当时我国正大力主张建设社区,所以在这一时期以研究分析社区特点、介绍社区档案概念的文章居多。第二次是在2007―2008年期间,这期间我国建设和谐社会,故对于社会结构的分析类文章又出现一次高峰。在这两次峰值之后,趋于平淡但总体保持上升,关于社区和社区档案管理的文章保持逐年增长的趋势。在这些文章中,以健康档案、卫生服务、体质检查等为内容的文章居多,卫生服务类的文章则是其中比例最大的。据资料显示,在政府大力支持下我国高校和一些行政部门在研究社区档案中成为主力,而社区工作人员由于工作繁忙收入不高疲于应对等原因,对于本职工作的研究反而较少。


  2社区档案管理存在问题及原因


  社区档案按照档案的内容,可以分为科技类、会计类、文书类3种;按照档案的载体,可以划分为实物、电子、声像3类。由于社区在我国出现的时间较晚、发展的时间也较短,所以社区档案工作还不完善,在档案的建立和管理中,出现了一系列的问题。


  2.1社区档案管理设施不完善


  我国实行社区“权随责走、费随事转、事费配套”的原则,在现实中往往不能落实,社区档案的建设资金款项到位很少,导致社区资料管理条件差,资料管理没有专用的橱柜更没有相应的办公室供工作人员办公。这种没有专门的社区档案管理办公室,也没有专业的管理人员的情况并不罕见,很多社区都是只挂牌应付上级检查。


  2.2社区档案管理不切实际


  社区,包含许多乡镇村中的居委会,而居委会也是政府的延伸部门,但由于不能很好地行使职权造成形同虚设的现象严重。居委会由乡镇村的居民选举,但社区的负责人不是选举产生而是由政府直接指派,居委会公章居委会保管,而社区公章政府保管,导致与群众分离且社区档案迎合检查的现象凸显。


  2.3社区档案管理不够规范


  很对社区档案管理人员身兼数职,不仅仅针对档案管理开展工作,更有甚至只当档案管理为额外的“副业”,做完主要工作后将需要整理的档案带回家,在有上级检查的时候才将受检胆敢带回工作地。这种不规范的做法很常见,档案管理部门逐级检查督导的工作也很匮乏,社区档案管理工作不仅缺乏检查更重要的是缺乏指导。同时,档案管理相应的规章制度也是因地而异,各有各的规定,规范性差。


  2.4社区档案管理人员不专业


  社区工作多而繁,社区工作人员岗位存在缺编现象,所以每个人的工作量较大,在入职前没有经过专业培训的也不在少数,特别是档案管理的培训,更是重视程度不足。很多社区工作人员既是计划生育工作人员、经济管理统计人员,也是综合治理人员、档案管理人员,一人身兼数职的现象常见。档案管理的工作在众多工作中是最被忽视的,加之人员专业性差,导致档案管理混乱。


  2.5社区档案内容分类不清


  在有相应条件的、配备了档案管理设施的社区中,有一定的信息化建设对应的档案管理就能有序一些,但大多数的社区都仅仅依靠人力来管理档案,工作人员将档案分类时凭个人判断放入大致的分类中,遇到不知道如何分类的情况时就暂时搁置,导致档案不仅分类不清而且丢失遗忘的现象时有发生。不得不说,无论在什么地方,迎合检查的情况比比皆是,在有上级检查时,需要提供相应的档案,于是将需要迎检的档案从各类档案中分离出来供检查所用,但在检查完毕后的整理归档工作却没有得到足够的重视。


  2.6民众对社区档案的观念有偏差


  档案的政治色彩一直比较浓,在单位中的人员档案管理部门都是重点部门,保密性高不对群众开放。现如今,档案工作普及,民众对档案工作的认知也在逐渐回归正轨,但认识有偏差的现象仍然存在。档案所涉及的范围非常广,不仅仅有人员档案,还有各类统计、各类数据,大到人口、土地,小到照片、文件,它具有法律效力,可为社会服务。


  3提高社区档案管理工作的对策


  3.1加快建立社区档案管理规范化的步伐


  目前,我国社区档案管理规范化的文件极少,在档案管理这个问题上,各项规章制度还不健全、不完善、不统一。第一,将社区档案管理依照《中国档案法》做好顶层设计,科学统筹规划,行动系统化,这样才能保障社区档案管理的规范性;第二,各地区因地制宜,指定的档案管理规范必须可行并且可操作,才能进一步推动档案管理规范化;第三,在一系列规章制度出台后,必须加大落实力度,没有落实一切都是空话。


  3.2成立专业的社区档案管理部门迫在眉睫


  对社区档案管理工作的重视程度普遍偏低,这与管理领导对社区档案管理工作不重视有关,也与上级档案管理部门缺乏定期检查督导有关。针对没有专门的社区档案管理部门的现状,应该在一定经济条件的基础上依靠政府补助,成立专门的部门或者办公室,配备专业的经过培训的档案管理人员从事管理工作。同时,大力宣传档案管理工作的重要性,吸纳民间投资,为社区档案管理工作的信息化、智能化提供经济支持,进一步推动地方社区建设信息化的发展。


  3.3明确社区档案详细分类及归档范围


  为了使社区档案能更好地发挥其服务作用,真正为社区民众提供优质服务,对档案的分类和归档范围必须明确。第一,各社区所制定的归档范围应当把所有的档案范围纳入其中,避免遗漏和散失;第二,详细划分档案的分类,并对档案管理人员进行专业培训,经由上级档案管理部门进行专业指导;第三,建立健全档案内容,对有变更的及时对档案相应内容进行修改,以便更有效为民众提供服务。


  3.4确定社区档案管理人员的分工和责任


  明确社区档案的总体管理目标,并依照总体目标制定小目标,实现层级管理。档案管理人员必须明确档案管理的整个流程和每个环节,做好档案管理工作,有详细记录、有变更登记、有工作准则。健全社区档案管理体系,公开承诺、公开服务热线、公开举报电话,提高档案管理人员的工作水平同时接受民众的监督。