新形势下对档案“完整安全原则”的再思考

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  • 更新时间2019-02-28
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  随着社会不断发展,档案在人们的日常管理工作中所起到的作用越来越突出。尤其是整个档案工作所具有的真实性特性方面来看,更是受到社会广大人民群众的追捧。因此,现阶段的档案十分的真实并且完整。所以对档案内容真实性的追求,对档案整体信息内容的整体性也是整个档案工作的主要内容。因为档案信息的真实性能够真实还原整个历史的真实面貌,并且能够保证档案更好地发挥本身所具有的作用。因此,在新的社会发展形势之下,档案“完整安全性原则”是整个档案工作做好所必须要依赖的关键性原则。同时,互联网不断的发展也为电子文档的安全性和完整性方面提出了新的要求。


  1新形势下档案管理工作中存在的问题


  随着科学技术不断发展,我国档案管理工作所面对的各种问题日益突出,尤其是整个复杂混乱的现代信息网络。各种数字化的文件和档案的出现,又给传统繁杂的档案文件管理工作带去了更加简便的方式。同时也在此基础之上表现出了许多不容忽视的困难,给整个档案管理工作带去了新的挑战。


  1.1电子文档所面对的环境十分复杂


  因为互联网信息环境十分的混乱负责,并且现阶段的电子文档生成缺乏统一性的管理标准和系统要求。同时因为现代化网络带动之下给人们的日常工作带去了极大的便利化,从而使得我国整体部门朝着无纸化的信息办公方向发展,然而因为以互联网为基础的各种信息共享性差,从而形成了现代工作部门各自为政的现象。


  1.2电子档案管理存在着突出的问题


  多数部门的办公无纸化形式是自发形成的,没有严格的标准和规范去遵循,并且没有专门的档案管理部门所跟随且发展,从而使得多数档案管理工作者缺少对电子档案管理工作的具体内容的了解,从而缺少整个档案管理工作的具体参与能力,从而使的档案缺少许多必要的内容。


  1.3电子档案在保存方面存在着问题


  信息化档案要储存在专门的档案管理信息的数据库中,然而现阶段我国数据库的建设仍然不完善,并且互联网环境呈现出一种极为复杂的存储结构,从而严重影响整个电子档案所存储的环境。


  2新形势下档案完整性方面的工作存在着问题


  在新的信息网络技术环境之中,对整个电子档案的完整性以及整个档案安全性的方面要求发生了巨大的变化,因此在这一环境之下如何保护整个档案的完整性以及如何加强档案的安全性提出了更高的要求,这也是为整个档案管理工作安全性和完整性提出了新的课题。


  2.1完整性的匮乏


  在现代信息环境之下,我国档案的管理和收集整理过程中许多信息内容存在着极高的流动特性,极容易造成所需要的信息内容的缺失。同时,因为档案自身的各种结构存在着十分复杂的结构,并且存在着多种多样的存储方式,对不同的档案内容也提出了不同的存储方式。另外,因为整个档案在处理过程中,受到信息化的背景影响,存在着许多分散的内容,选择部队的存储方式,极容易造成信息的丢失,从而影响整个电子档案的完整性。


  2.2在新形势下档案安全性受到威胁


  数字化档案以互联网为基础,依赖着整个计算机网络系统,同时整个计算机所存储的各种信息内容受到容易更改的特性,使得整个档案信息所具有的原始特性受到严重的威胁和挑战,缺乏必要的保护措施,从而无法在就业市场中整个混乱的互联网环境之下得到完整的保存。另外,因为整个数字化的档案缺乏必要的信息特性和在体的物化特性,从而使得整个档案完整的保存更加的艰难,另外,产权知识保护使得整个网络空间的极为复杂,从而对于整个档案信息的完整性提出了更为严峻的挑战。


  3对“完整安全原则”的再认识


  在新形势下,档案完整、安全的内涵及其维护的具体要求都发生了变化,原有档案工作的“完整安全原则”需要从新的角度去加以阐述。笔者认为,对“完整安全原则”的表述,其主要内容包括两个方面。一方面,维护电子档案的完整。电子文件由于其特殊的形成规律和文件生命周期的运转形态,将以往的“后工序”提前至文件形成阶段,加之电子文件木身的技术特征,载体形式的多样性,以及计算机管理的特殊要求,使电子文件的收集、鉴定、归档和整理工作内容更加丰富。另一方面,维护电子档案的安全。档案保护的重点由档案实体安全转向了档案信息安全,电子档案具有的各种特性给档案保护工作提出了新的课题。影响传统档案安全的主要因素是自然力,而影响电子档案安全的因素不但有自然的威胁力,而且还有许多技术因素和管理因素。


  4维护档案完整与安全的对策


  4.1扩大宣传力度,增强安全意识


  要建立完善档案安全体系,必须扩大档案安全的宣传教育,将档案保护意识(含责任意识、忧患意识、防范意识、法制意识)融入档案的价值理论中,提高全社会的档案保护意识,营造科学发展的档案安全保护环境;利用网络、报刊、杂志、宣传栏、法制宣传日、送档下乡等方式,要把档案安全宣传作为社会公众提供档案信息服务和扩大档案工作社会影响的重要工作来抓,不断扩大档案宣传的影响与实效。


  4.2争取领导支持,改进设施设备


  必须积极争取领导的高度重视与支持,始终把档案安全工作作为大事来抓,要稳步推进档案安全体系建设工作,就要把档案安全体系建设工作纳入档案事业发展规划,并提出具体的实施目标与措施;努力做到把档案安全体系建设工作纳入同级安全生产委员会的检查、监督,并成为与各单位签V《档案目标管理责任书》中的重要考核项目,明确各部门的职能职责,实行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。


  4.3加快人才培养,提高科研水平


  近年来,各级综合档案馆重点档案抢救任务急、数量多,大多没有专业人员,不少综合档案馆只能将抢救任务外包,但在外包过程中又对档案安全控制缺乏有效的监管。为保证档案事业的可持续发展,建立与充实档案安全的专家、人才信息库已刻不容缓,这也是档案安全保护工作长期的需求和任务。


  结束语


  总之,确保档案的完整与安全,维护历史真实面貌,是档案工作的“重中之重”,是档案事业可持续发展的基础保障。档案安全体系建设,重点是安全,主要是防范,关键是措施。全面贯彻“以防为主、防治结合”的方针,实施“安全第一”战略,最大限度地延长档案的寿命,为档案安全作出应有的贡献