刘欣欣
（黑龙江省煤田地质勘察院，黑龙江 哈尔滨 150001）
【摘要】档案管理是事业单位日常运行中的重要工作，做好档案管理是档案工作者的主要职责。在信息技术高速发展的时代，电子档案已经得到了普遍的应用。电子档案有效的提高了工作效率，减轻了工作负担，是档案管理工作发展的主要趋势。文章对于电子档案管理工作中的相关问题进行了阐述，为事业单位电子档案管理工作创造了有利的条件。
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关键词 事业单位；电子档案管理；优越性；特点；管理制度
1 电子档案管理的概述
在现代事业单位的档案管理中，基本都实现了自动化办公，将档案信息录入到计算机系统中，形成电子文件，然后通过程序的运行对电子文件进行批量处理，电子档案管理师现代档案管理中的主要形式，可以为用户提供完整的档案管理功能和网络查询功能，可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。
2 电子档案的特点
在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面：
2.1 信息处理速度快
电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中，以文字或者图片扫描的方式都可，然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理。快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作。降低了人工操作的失误，节省时间，提高工作效率。
2.2 查阅方便
将档案信息录入后，自动生成目录和文献检索，对档案进行自动分类整理，完成编排工作。在查阅档案信息时，只需要输入教育期刊网 http://www.jyqkw.com
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2.3 存储稳定
传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放，不仅浪费空间，还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定，只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可，受到外界环境的影响较小，存储时间长，具有较强的稳定性。
2.4 信息利用程度高
在以往的档案管理工作中，如果需要查阅档案信息，需要提取纸质档案，不仅费时，而且不利于档案的保管。电子档案的信息化，通过网络信息平台，可以实现信息共享。通过阅读权限的开通，可以对档案信息进行远程操作，提高了档案的利用效率，减少了查找和传递的繁琐。
2.5 信息补录方便
在档案管理工作中，有些档案信息需要不断的完善和补充，在传统的档案管理方式中，就需要将纸质档案拆卷后重新整理，不仅浪费时间，而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中，只需要输入教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ，查阅到对应的档案，然后对其进行编辑即可，省时省力，提高了工作效率。
2.6 提高档案工作者的工作效率
以往的档案管理方式工作内容繁琐，任务量大，耗时耗力，档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识，更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来，提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识，提高对档案的利用效率。
2.7 事业单位人事档案的管理
人事档案是事业单位中重要的组成部分，通过电子档案系统可以高效的处理人事档案。在对人事信息采集后，按照对应的属性录入到电脑中，比如姓名、性别、出生年月、学历、工作简历、教育背景等等选项都是程序中自带的，只需要一一录入即可，然后保存。还可以根据不同的部门、不同的科别进行属性的划分，更有利于查询。
3 加强电子档案管理制度
通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案的工作效率高，但是因为网络信息的特点，也存在一定的风险。如果窃取存储介质或者侵入到电脑系统中，就可以盗取档案信息或者任意篡改，增加了电子档案的风险性。所以为了保证电子档案的安全高效运行，需要制定完善的管理制度，加强对电子档案的管理，保证档案信息的完整性和真实性。
3.1 完善电子档案的形成制度
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
3.2 实现科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。
3.3 加强电子档案管理人才培养，建立复合型人才队伍
由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求
3.4 建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
4 结束语
档案管理工作是事业单位稳定发展的基础工作，为了提高档案管理的工作效率，应该顺应时代的发展趋势，高效利用电子档案的工作模式。电子档案的运用具有诸多的优势，提高了档案管理工作的效率，但同时也存在一定的风险。所以要加强电子档案的管理工作，保证电子档案的真实性和准确性，使其为事业单位贡献更大的力量。
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参考文献
［1］王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善[J].科技创业家,2011(01).
［2］曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横,2011(10).
［3］夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部(下半月),2009-08-31.
［责任编辑：汤静］
