刘陟刚 LIU Zhi-gang
（扬州市人事考试管理办公室，扬州 225000）
（Yangzhou Professional Testing Management Office，Yangzhou 225000，China）
摘要： 从在Excel中导入Access表或数据和在Access表或数据中导入Excel表格两方面分析了Access在Excel中的交叉应用，同时从在Word中实现Access表或数据的打开和在Access中实现Word数据的打开两方面探讨了Access在Word中的交叉应用，并研究了Access数据与HTML文档的交叉应用，以期为Access在Office各组件中的交叉应用提供一些参考，以实现Access与Word、Excel以及HTML文档间的交叉应用，提高办公效率。
Abstract： This paper analyzes the cross application of Access in Excel by two sides of guiding Access data sheet into Excel and guiding Excel into Access data sheet, explores the cross application of Access in Word by two sides of opening Access data sheet in Word and opening Word data in Access sheet, and researches the cross application of Access data and HTML convert, so as to provide some reference for the cross application of the Access in Office components, implement the cross application of Access, Word, Excel and HTML and improve the office efficiency.
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关键词 ： Access；Office组件；交叉应用
Key words： Access；Office component；cross application
中图分类号：TP392 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）34-0225-02
作者简介：刘陟刚（1984-），男，江苏扬州人，毕业于中央广播电视大学，研究方向为电子工程。
0 引言
Access与Word、Excel一样是Office组件的重要组成部分，有效实现了数据库的管理和应用。相对于Word、Excel而言，Access在Office办公系列软件中的普及率相对较低，其易用性也比不上Office其他办公软件。因此，人们实际办公中使用Access时通常会感到操作不太方便。然而，Access在使用过程中同样能够与Word、Excel等Office各组件实现数据交流和共享，让Word、Excel等Office各组件为Access提供服务，从而有效提高办公效率。
1 Access在Excel中的交叉应用
Access在Excel中的交叉应用主要体现在以下两方面：第一，在Excel中导入Access表或数据。为了实现在Excel中导入Access表或数据，可以采用以下方式：①复制方式。在Access中打开所需进行转换的表并进行查询，同时将鼠标指针拖过所选记录的行选择器并选择一组记录，或是将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器选择一组字段，或是用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处选中所有记录或所有字段，单击工具栏上的“复制”或是同时按住Ctrl键和 C键，便能实现将所选内容复制到剪贴板中。随后打开Excel，单击工具栏上的“粘贴”，便能实现在Excel中导入Access表或数据。同时也可以对复制进Excel中的深色底纹表头进行调整，具体操作为先选中该行，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，选择“底纹”*“无填充色”，便能调整底纹表头。②在Excel中直接打开Access表或数据。在Excel中直接打开Access表或数据的具体方法为：利用数据获取外部数据新建数据库查询，同时在随后打开的“选择数据源”对话框中，注重“新数据源” 的设置，将其设置为“MSAccess Datebase”，便能实现在Excel中直接打开Access表或数据。③将导出的Access表或数据保存为Excel文件。将导出的Access表或数据保存为Excel文件具体措施为：选中需要导出的Access表或数据，执行“文件”*“导出”命令，同时注重导出类型的设置，将其设置为“Microsoft Excel97-2003”，完成以上操作后，在Excel中双击该文件即可打开该文件。第二，在Access表或数据中导入Excel表格。Excel自带自动输入功能和数据处理功能，能够将Access导入的数据进行自动处理，再将导入的Access数据转换为Access文件，是实际在Access表或数据中导入Excel表格工作中常用的方法。在Access表或数据中导入Excel表格时，具体操作为：在Access中执行文件获取外部数据导入方式，并将导入文件的类型设置为Microsoft Excel，便能实现在Access表或数据中导入Excel表格。
2 Access在Word中的交叉应用
2.1 在Word中实现Access表或数据的打开 在可以采用以下方式在Word中实现Access表或数据的打开：第一，将 Access表或数据复制到Word中。将 Access表或数据复制到Word中方法与将 Access表或数据复制到Excel中方法一致。第二，导出为RTF文件。在Access中打开需要进行转换的表或数据，单击“文件”*“导出”，同时注重“保存类型”的设置，将其设置为“Rich Text Format”类型。在Word中点击工具栏上“打开”按钮或执行“文件”菜单下的“打开”命令，在Word弹出的“打开”对话框中单击“文件类型”旁边的下拉列表，注重打开类型的设置，将其设置为“RTF格式”，同时双击保存的RTF文件便能实现在Word中实现Access表或数据的打开。第三，利用插入数据库方式。打开Word后，单击“视图”*“工具栏”，选中“数据库”，并在Word中打开Access的表或数据，单击“数据库”*“插入数据库”*“数据库”*“获取数据”，同时注重文件类型的设置，将其设置为“MS Access”，选中一个数据库文件中的表或数据，单击“插入数据”便能在实现Word中打开Access表或数据。
2.2 在Access中实现Word数据的打开 Word具备将Access转换表格进行编辑的功能，也能够实现将处理好的表格重新导入Access中。在Access中实现Word数据的打开主要有以下两种：
①复制方式。在Word中选中表格的若干行、列或是单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据，单击工具栏上“复制”或是同时Ctrl键和 C键。打开Access中的表或数据，点击工具栏上的“粘贴”，便能实现将Word格数据复制到Access中。②利用文本文件过渡法。利用文本文件过渡法在Access中实现Word数据打开的具体操作为：选中Word中表格，单击“文件”*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”，同时Access并执行文件获取外部数据导入，注重文件类型的设置，将其设置为“文本文件”，便能实现在Access中打开Word数据。
3 Access与HTML文档的交叉应用
实现Access文件转化为HTML文档的具体操作为：打开Access，单击“文件”*“导出”，并将“保存类型”设置为*“HTML文档”。将HTML文档导入Access的具体操作与将Excel表格导入到Access的方法一致，打开Access，选择文本获取外部数据的导入，同时将导入“文件类型”设置为“HTML文档”，便能实现HTML文档在Access中的打开。
4 结束语
Access是微软公司发布的一种关系数据库管理系统，具有Microsoft Jet Database Engine 以及图形用户界面的优势，能够有效实现了数据库的管理和应用。在实际办公过程中，若能实现Access与Word、Excel等Office各组件间的数据交流和共享，让Word、Excel等Office各组件为Access提供服务，对于提升办公效率具有重要意义。
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