浅谈建设项目档案管理工作中存在的问题及对策

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  • 更新时间2019-03-01
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  引言


  建设项目档案是一种特殊的信息资源,不仅反映了建设项目的变化和发展,为项目的竣工验收、工程审计、工程创优以及达标考核等活动提供依据和凭证;还对项目投产后的生产运行、设备维护、工程改(扩建)、历史查找、产权查证以及经济纠纷等提供依据,对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。那么,如何做好建设项目档案管理工作,保证建设项目档案在企业发展中更好的发挥作用,就自己四年来从事建设项目档案管理工作中遇到的困难和存在的问题谈谈自己的体会。


  1建设项目档案的概念及特点


  “建设项目档案”源于“科技档案”认识的不断深化,2002年11月国家档案局发布的行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28)将项目档案定义为:“指经过鉴定、整理并归档的项目文件”。“项目文件”主要内容包括:立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等12个部分。


  2现阶段建设项目档案管理工作中存在的问题


  2.1档案管理机构不健全,建立不及时,责任不明确


  建设项目档案形成的主体多元化,每个单位自身的档案管理水平参差不齐;各参建单位无档案管理体系和机构,只是指派1名资料员来开展本项目部的日常档案管理工作;档案责任无法明确,造成整个项目建设档案管理工作混乱,不能及时、准确的反映项目建设过程;还存在项目文件归档不及时,甚至丢失。


  2.2档案管理队伍专业知识差、人员配备少,流动频繁


  我们在现实工作中,往往可以见到,各参建单位一般只配备一名资料员,有的甚至是兼职,这些人员大多数没有上岗证,不具备档案管理能力,而且这些所谓的“资料员”,把档案管理工作作为更换工作的“中转站”,随着工程的进展,这些人员会调到其它专业,不再从事档案管理工作。这样形成了恶性循环,在“资料员”频繁的变动中,项目文件移交不明,无法闭环衔接,造成过程文件丢失,资料残缺,无法弥补,直接影响到建设项目档案的移交和验收。


  2.3工程资料与工程建设不同步


  工程建设过程中,各参建单位都在急于赶工期,想尽一切办法缩短工期,节约施工成本,保证利益最大化。忽视工程资料管理,在档案管理上投入的人力、物力、财力严重不足,使工程资料、档案收集归档工作与工程实际建设脱节。


  2.4档案管理设施配备不齐全,管理方法落后,不能实现档案共享


  项目参建单位为了节省投资,在临建方面投入较少,虽然设置有档案室,但设施配置不全,管理方法简单,大部分档案室配置是一间房子、一台电脑、几个柜子,有些甚至档案室和库房合用,完全谈不上档案规范管理。有些现场环境简陋,网线通不上,档案信息化建设无法进行,档案信息共享难以实现,整个管理方式落后。


  3做好建设项目档案管理工作应采取的对策及取得的成果


  我们在黄陵矿业2×300MW低热值资源综合利用电厂项目档案管理工作中采取了以下措施,有效规避了项目建设档案管理中存在的各种问题,建设项目档案管理工作正在有序、健康、顺利进行,为将来建设项目档案竣工验收打下了坚实的基础。


  3.1建立机构,落实职责,为档案管理工作提供组织保证


  设立专门档案室,建立档案管理机构,成立档案管理领导小组。形成以建设单位、监理单位、其他参建单位为主体的三级档案管理网络。各参建单位档案管理三级网络:即参建单位项目负责人、工程技术人员和档案管理人员三级组成,负责本单位的档案管理工作,由此建立了涵盖整个工程建设的档案管理网络体系。


  3.2提高素质,严格要求,为档案管理工作提供人才保证


  3.2.1选好档案工作机构的负责人


  企业档案工作机构负责人是企业档案工作的带头人,除应精通业务外,还应该具有较高的理论修养、政策水平和丰富的档案管理经验,具有较强的组织能力,具有务实的态度、开拓的精神和严谨的工作作风。负责人是档案管理的决定性人物。


  3.2.2保持档案工作队伍的稳定


  稳定的项目档案工作队伍,有利于档案业务情况的熟悉和业务水平的提高,从而保证项目档案工作的持续开展。实践证明,频繁更换档案工作人员,对项目档案工作势必产生消极的影响。因此,项目的档案管理部门应积极采取措施,保证档案工作队伍的相对稳定。


  3.2.3加强对档案工作人员的教育和培训


  作为档案管理工作人员,要通过多种渠道,采取多种方式,全面加强档案知识、计算机知识以及基建、生产管理流程的教育和培训,不断提高业务水平,更新知识结构,以适应档案工作发展的需要。


  3.3充分发挥监理档案的管理优势和技术优势推进建设项目档案管理工作


  工程监理队伍多数是由各专业的技术专家组成,负责整个工程建设的监督检查工作,对工程的设计、施工、变更等情况非常清楚。因此,充分发挥工程监理的管理优势,加强对项目档案管理工作的督促检查,能够有效地促进档案工作的顺利推进;同时,充分发挥监理人员技术优势,对保证档案资料的及时、完整和准确具有积极作用。


  3.4加强信息化建设,实现工程资料共享,为项目建设提供信息保证


  在信息化建设规划中,我们将档案管理作为信息化建设一项重要内容,开发了具有自身特色的工程管理软件(简称P3系统),要求所有参建单位的档案管理纳入其中。利用现代化设备(计算机、扫描仪、服务器等)将各类检索目录录入计算机系统,形成的各类档案实体,完成电子化工作。并通过基建及生产MIS系统、办公自动化系统系统(OA)以及计算机网络的传输,使电子文件的流转、接收、整编、立卷工作管理达到一体化,即规范了工程档案管理,又方便了资料查阅,同时实现了信息共享。


  4结论


  建设项目档案整理工作离不开各方面的支持和配合,但作为项目档案的主体―建设单位,在整个项目档案的管理过程中,只有健全档案组织机构、提高管理队伍素质、强化档案管理意识,不断探索项目档案管理模式,并使之不断完善,形成制度化,才能真正保证项目档案工作有序、健康、顺利完成。